Dématérialisation des documents et courriers entrants

MARKESS International vient de présenter les résultats majeurs de sa dernière étude : « Dématérialisation des Documents et Courriers Entrants ».

Qu’ils soient de nature financière, commerciale, qu’ils aient trait aux achats, aux ressources humaines, à la relation client ou qu’ils transitent par un service courrier, la liste des documents et courriers entrants concernés par un processus de dématérialisation s’allonge de jour en jour.

Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment au sein des organisations interrogées :

- D’une part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques (fichiers attachés à un e-mail, flus EDI, données structurées au format XML)

- D’autre part, la dématérialisation de documents et courriers reçus au format papier puis dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l’information et son traitement. En 2008, 51% des organisations interrogées par MARKESS International indiquent traiter automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation des documents reçus initialement au format papier.

Les entreprises interrogées indiquent que 78% de l’ensemble de leurs documents et courriers entrants sera dématérialisé en 2010 contre 43% en 2008. De même, elles avancent de nombreux bénéfices tangibles qui devraient favoriser cet essor : meilleure traçabilité, gain de temps, amélioration du partage de l’information, réduction des coûts, optimisation du stockage et de l’archivage.

Cela laisse présager un bel avenir pour les différents acteurs qui accompagnent ces entreprises dans la conduite et la mise en oeuvre de leurs projets.